Wat moet er op de factuur van een waarnemend huisarts staan?

Een factuur van een waarnemer wijkt op één punt af van een gewone zzp-factuur: er staat geen btw op. Voor de rest gelden dezelfde eisen, en vragen praktijken en posten er in de praktijk nog een paar dingen bij.

Wat er altijd op staat

• Je naam of bedrijfsnaam, adres en KvK-nummer
• Je IBAN en een betaaltermijn
• De naam en het adres van de praktijk of de huisartsenpost
• Een factuurnummer uit een doorlopende reeks, zonder gaten
• De factuurdatum
• Per regel: de datum van de dienst, de omschrijving, de gewerkte tijd of het aantal eenheden en het tarief
• Het totaalbedrag
• De reden waarom er geen btw in rekening wordt gebracht

Wat praktijken er vaak bij vragen

Niet wettelijk verplicht, maar wel gebruikelijk: je BIG-nummer, en bij een post het dienstnummer of roosternummer waaronder de dienst geregistreerd staat. Sommige praktijken willen reiskosten als aparte regel zien in plaats van verwerkt in het uurtarief. Vraag dat vooraf, want een factuur die niet aansluit op hun administratie blijft liggen.

De regel over de btw-vrijstelling

Een gangbare formulering is: "Vrijgesteld van btw op grond van artikel 11 lid 1 sub g Wet OB (medische vrijstelling)." Zonder die regel gaat een praktijk zich afvragen of je btw vergeten bent, en bij een controle wil de Belastingdienst kunnen zien waarom je geen btw hebt afgedragen.

Wat als je ook btw-belast werk doet

Keuringen voor een verzekeraar, een lezing, een cursus die je geeft of medische advisering die geen behandeling is: dat valt vaak buiten de vrijstelling en is dan wel btw-belast. Zet die opdrachten niet op dezelfde factuur als je waarnemingen. Twee facturen houdt je kwartaalaangifte controleerbaar, en de praktijk hoeft niet uit te zoeken welk deel van een bedrag belast was.

Nummering

Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn en herleidbaar. Een reeks per jaar mag, bijvoorbeeld 2026-001, zolang er geen nummers ontbreken. Trek je een factuur in, maak dan een creditfactuur met een eigen nummer in plaats van het oude nummer opnieuw te gebruiken.

Waar het misgaat

• Diensten die wel gewerkt maar nooit gefactureerd zijn. Dat gebeurt vooral bij losse diensten bij een praktijk waar je zelden komt.
• Bedragen die met de hand overgetypt worden uit een rooster. Eén tikfout in een tarief herhaalt zich over alle regels van die maand.
• Facturen zonder opvolging. Zonder een status per factuur weet je in maart niet meer welke van vorig jaar nog openstaan.
• Reiskosten die in het uurtarief zijn verwerkt bij de ene praktijk en apart worden gefactureerd bij de andere, zonder dat dit ergens vastligt.

Dit is algemene uitleg over hoe de regeling werkt, geen fiscaal advies. Bedragen en percentages veranderen per jaar. Controleer ze voor het jaar waarover je aangifte doet, of leg je situatie voor aan je accountant.