Hoe houd je je administratie bij als waarnemend huisarts?

Waarnemen is fiscaal gewoon ondernemen. Je factureert aan praktijken en posten, je maakt kosten, je doet aangifte inkomstenbelasting en je moet kunnen laten zien waar de cijfers vandaan komen. Daarnaast heb je iets wat andere zzp'ers niet hebben: een herregistratie die vraagt hoeveel uur je gewerkt hebt en hoeveel nascholing je gevolgd hebt.

Dat lijkt veel losse administratie, maar het is het niet. Bijna alles is af te leiden uit één gegeven: welke dienst je op welke dag bij welke praktijk hebt gedaan. Daar zit het bedrag in dat je factureert, het aantal uur voor het urencriterium, de kilometers naar die praktijk en, als het een post- of nachtdienst was, een ANW-uur voor je herregistratie.

Wat je moet bijhouden

Zeven jaar bewaren

De Belastingdienst hanteert een bewaarplicht van zeven jaar voor je administratie. Dat geldt ook voor de bonnetjes waarop je een aftrekpost baseert. Een digitale kopie mag, mits die leesbaar en volledig is, dus een foto van een kassabon voldoet. Een schoenendoos die na drie jaar onleesbaar is, voldoet niet.

Waar het bij waarnemers meestal misgaat

• Uren worden pas achteraf gereconstrueerd. Het urencriterium van 1.225 uur wordt dan een schatting in plaats van een administratie, en juist reistijd en indirecte uren vallen daarbij weg.
• Kilometers worden niet vastgelegd op de dag zelf. Bij een tarief per kilometer loopt dat over een jaar met veel visites en verre posten flink op.
• Een dienst wordt gewerkt maar nooit gefactureerd. Zonder een lijst met openstaande diensten per praktijk zie je dat pas als het jaar om is.
• De herregistratie wordt pas vier jaar later opgezocht. De RGS kijkt over vijf jaar terug; de uren en punten van jaar één moet je dan nog kunnen aantonen.
• Btw-belast werk, zoals een keuring of een lezing, wordt op één hoop gegooid met de vrijgestelde waarneming. Dan klopt de kwartaalaangifte niet.

Hoe je het in één keer goed opzet

1. 1Open een aparte zakelijke rekening. Verplicht is het niet voor een eenmanszaak, maar het scheidt privé en zakelijk zonder dat je later hoeft te sorteren.
2. 2Leg per opdrachtgever het tarief, het adres en de standaardtijden vast. Dat is de gegevensbasis waaruit een dienst en een factuur zichzelf kunnen vullen.
3. 3Voer je dienst in op de dag dat je hem plant, niet als je gaat factureren. Dan staan uren en kilometers er meteen goed in.
4. 4Factureer op een vast moment, bijvoorbeeld de laatste dag van de maand, per praktijk.
5. 5Scan je bon meteen. Een bon van een tankstation is na een half jaar in een tas onleesbaar.
6. 6Zet je nascholing erin op de dag dat je hem volgt, met de GAIA-code.

Zelf doen of uitbesteden

Beide kan. Een administratiekantoor of een dienst die de waarnemersadministratie overneemt kost al gauw rond de duizend euro per jaar en meer; software waarmee je het zelf doet kost tientallen euro's per jaar tot een paar honderd. Het verschil zit niet alleen in geld, maar in hoe snel je iets weet: als je het zelf bijhoudt, kun je op elk moment zien wat er openstaat.

Ook als je uitbesteedt blijf je verantwoordelijk voor de invoer. Uren, kilometers en nascholing kan niemand anders voor je vastleggen; die kent alleen jij.

Dit is algemene uitleg over hoe de regeling werkt, geen fiscaal advies. Bedragen en percentages veranderen per jaar. Controleer ze voor het jaar waarover je aangifte doet, of leg je situatie voor aan je accountant.