Vergelijken
Waarmee houd je je administratie bij als waarnemend huisarts?
Er zijn vier manieren: een eigen bestand, een algemeen boekhoudpakket, uitbesteden aan een kantoor of dienst, en software die op waarnemen is gebouwd. Ze verschillen niet zozeer in wat er uiteindelijk uitkomt, maar in wie het werk doet en of de administratie de waarnemersonderdelen kent: diensten per praktijk, ANW-uren, nascholingspunten en reistijd.
Hieronder staan ze naast elkaar. WaarneemAssist is er zelf een van, dus lees deze pagina met die wetenschap. We hebben geprobeerd op te schrijven wanneer een andere keuze verstandiger is.
Naast elkaar
Wat elke aanpak wel en niet oplost
| Onderdeel | Eigen bestand | Algemeen boekhoudpakket | Uitbesteden | WaarneemAssist |
|---|---|---|---|---|
| Diensten per praktijk vastleggen | Zelf een kolom bijhouden | Niet als los begrip; je typt een factuurregel | Je levert de gegevens aan | Uitgangspunt van de app |
| Factuur uit gewerkte diensten | Overtypen | Handmatig, of uit een urenmodule | Wordt voor je gemaakt | Diensten aanvinken |
| Btw-vrijstelling medische diensten | Zelf de regel eronder zetten | Instelbaar, niet standaard | Ingeregeld | Standaard, met de wetsbepaling |
| Kilometers en reistijd per dienst | Aparte lijst | Losse kilometerregistratie | Je levert ze zelf aan | Volgt uit het adres van de praktijk |
| Urencriterium van 1.225 uur | Achteraf optellen | Alleen als je zelf uren bijhoudt | Je levert ze zelf aan | Loopt mee, inclusief reistijd |
| ANW-uren en nascholingspunten | Apart bestand | Niet aanwezig | Meestal niet inbegrepen | In de app, met de RGS-verklaringen |
| Bonnen en bankafschrift | Map met foto's | Sterk punt van deze pakketten | Je stuurt ze op | Scannen en koppelen aan de bank |
| Grootboek, balans, bv-boekhouding | Nee | Ja | Ja | Nee |
| Wie doet het werk | Jij | Jij | Een kantoor of dienst | Jij, met minder overtypen |
De kolommen beschrijven aanpakken, niet losse producten. Binnen elke aanpak verschillen aanbieders onderling. Gegevens over andere aanbieders zijn gecontroleerd op 21 augustus 2026 en kunnen sindsdien veranderd zijn; kijk voor de zekerheid op hun eigen site.
De vier aanpakken
Wat je in de praktijk tegenkomt
Een eigen bestand
Een spreadsheet met diensten, een map met bonnen en een factuursjabloon in Word. Het werkt, het kost niets en veel waarnemers beginnen zo. Het knelt op twee plekken: de uren en kilometers worden achteraf gereconstrueerd, en niemand weet halverwege het jaar welke diensten nog niet gefactureerd zijn.
Een algemeen boekhoudpakket
Pakketten als Moneybird, e-Boekhouden en Twinfield zijn gemaakt voor ondernemers in het algemeen. Ze zijn sterk in de kostenkant en in de aansluiting met een accountant. Wat ze niet kennen is het waarnemersdeel: een dienst bij een praktijk, ANW-uren, GAIA-punten, reistijd die voor het urencriterium meetelt. Dat houd je er dan alsnog naast bij. De LHV heeft voor haar leden een kortingsafspraak voor een van deze pakketten.
Uitbesteden
Een administratiekantoor of een dienst die de waarnemersadministratie overneemt, inclusief aangifte. Het scheelt tijd en het geeft rust, en voor wie er echt niet aan toekomt is het de verstandigste keuze. Het kost wel een veelvoud: VvAA vraagt voor Waarneem360 een abonnementsprijs van 1.675 euro per jaar exclusief btw. Ook dan blijft de invoer bij jou: je uren, je kilometers en je nascholing kan niemand anders vastleggen.
Software die op waarnemen is gebouwd
WaarneemAssist hoort in deze categorie, net als een aantal oudere diensten die zich op de waarnemersadministratie richten. Het verschil met een algemeen pakket is de invoer: je begint bij de dienst en niet bij de factuur, en de app leidt daar de factuur, de uren, de kilometers en de ANW-uren uit af. Het verschil met uitbesteden is dat je het zelf doet, en dus op elk moment kunt zien wat er openstaat.
Wanneer kies je wat
Een eerlijk antwoord per situatie
- Kies een eigen bestand
- als je een paar diensten per jaar doet naast een dienstverband, en het urencriterium toch niet in beeld komt.
- Kies een algemeen boekhoudpakket
- als je naast je waarneming een tweede onderneming hebt, een bv voert of veel btw-belaste omzet draait. Dan weegt het grootboek zwaarder dan de dienstenregistratie.
- Kies uitbesteden
- als je er echt niet aan toekomt en het bedrag geen bezwaar is. Reken er wel op dat je uren, kilometers en nascholing zelf blijft aanleveren.
- Kies software voor waarnemers
- als je bij meerdere praktijken en posten werkt, zelf overzicht wilt houden en het urencriterium en je herregistratie zonder los bestand wilt bijhouden.
Zelf kijken werkt beter dan een tabel
In de demo maak je een dienst aan, stelt daar een factuur van op en bekijkt het jaaroverzicht, met proefdata en zonder account. Dat zegt meer over of deze aanpak bij je past dan een tabel dat kan.