Vragen
Veelgestelde vragen
De vragen die waarnemers ons het vaakst stellen, met een direct antwoord erbij. Staat je vraag er niet tussen, stuur dan een bericht naar waarneemassist@proton.me.
Aan de slag
- Kan ik WaarneemAssist bekijken zonder account?
- Ja. De demo staat open op app.waarneemassist.nl/demo. Daar werk je met proefdata: je maakt een dienst aan, stelt een factuur op en bekijkt het jaaroverzicht, zonder e-mailadres of wachtwoord. Wat je in de demo invult wordt niet bewaard.
- Hoe kom ik aan een eigen account?
- Via de wachtlijst. WaarneemAssist draait als besloten beta: je registreert met een uitnodigingscode. Laat je e-mailadres achter en je krijgt bericht zodra er plek is. We laten mensen in kleine groepen toe, zodat we bij problemen snel kunnen reageren.
- Hoe lang duurt het opzetten?
- Ongeveer een kwartier tot je eerste factuur. Je vult je gegevens in (naam, BIG-nummer, IBAN, KvK), voegt je eerste praktijk toe met het tarief, en zet er een dienst bij. De factuur die daaruit komt is meteen compleet.
- Kan ik mijn bestaande administratie meenemen?
- Deels. Je kunt roosters importeren uit Excel, CSV, pdf of een foto, en je bankafschriften inlezen vanaf elke datum. Facturen uit een ander pakket neem je niet automatisch over; wat je wilt terugzien over eerdere maanden, voer je als beginstand in.
Wat de app doet
- Wat kan WaarneemAssist precies?
- Agenda, facturatie, uitgaven, jaaroverzicht en herregistratie in één app. Je plant diensten per praktijk, factureert die diensten met de juiste btw-behandeling, scant bonnetjes, leest je bankafschrift in, houdt het urencriterium bij en verzamelt je nascholingspunten en ANW-uren voor de RGS.
- Is WaarneemAssist een boekhoudprogramma?
- Voor een waarnemer met een eenmanszaak: ja. De app maakt je facturen, verwerkt je bonnen en je bankafschrift, houdt je kilometers en uren bij en levert het jaaroverzicht met omzet, kosten en winst dat je voor je IB-aangifte nodig hebt. Wat er niet in zit is een grootboek met journaalposten en een balans; heb je een bv, personeel of voorraad, dan heb je daarnaast een volwaardig boekhoudpakket nodig.
- Wat is het verschil met een algemeen boekhoudpakket zoals Moneybird of Twinfield?
- Het verschil zit in de invoer. Een algemeen boekhoudpakket begint bij een factuurregel die je zelf typt; WaarneemAssist begint bij de dienst die je gepland hebt, met de praktijk, het tarief, de tijden en de afstand erbij. Daaruit volgen de factuur, de uren voor het urencriterium, de kilometers en de ANW-uren voor je herregistratie. Dingen die een algemeen pakket niet kent - ANW-uren, GAIA-punten, de btw-vrijstelling voor medische diensten als standaard, reistijd die meetelt voor de 1.225 uur - zitten hier ingebouwd.
- Is WaarneemAssist hetzelfde als WaarneemApp, WaarneemAssistent of Waarneem360?
- Nee, dat zijn andere diensten. WaarneemAssist is software waarmee je je eigen administratie bijhoudt: diensten, facturen, uitgaven, uren en herregistratie. Het bemiddelt geen diensten, plaatst geen personeel bij zorginstellingen en neemt je administratie niet als dienstverlening over. De namen lijken op elkaar; de producten doen iets anders.
- Houdt de app mijn herregistratie bij?
- Ja. Nascholingspunten voer je in met type, punten, GAIA-code en aanbieder. Je gewerkte uren komen uit de agenda, en ANW-uren worden herkend aan diensten op een huisartsenpost en aan avond-, nacht- en weekenddiensten. De verklaringen werkzaamheden, ANW en accreditering maakt de app als pdf.
- Kan ik het rooster van de huisartsenpost importeren?
- Ja. Je uploadt het bestand - Excel, CSV, pdf of een foto van een geprint rooster - en krijgt een voorbeeldscherm met alle herkende diensten. Daar koppel je per regel de praktijk en zie je welke diensten al in je agenda staan. Je kiest zelf wat je overneemt.
- Werkt de app op mijn telefoon?
- Ja. WaarneemAssist draait in de browser en je kunt hem aan je beginscherm toevoegen; daarna opent hij als een gewone app. Er is geen appstore-versie, dus je hebt altijd de laatste. Zonder netwerk kun je je agenda, praktijken en facturen nog inzien.
- Verschijnen mijn diensten in mijn eigen agenda?
- Ja, via een agendalink waarop je je abonneert in Apple Agenda, Google Agenda of Outlook. Het werkt één kant op: WaarneemAssist is de bron, je agenda leest mee. Wat je in je telefoonagenda aanpast, komt dus niet terug in de app.
Geld en belasting
- Hoe zit het met btw? Ik verricht medische diensten.
- Waarneming door een huisarts is vrijgesteld van btw op grond van artikel 11 lid 1 sub g Wet OB. WaarneemAssist zet die vrijstelling standaard op je facturen, met de vrijstellingsregel erbij. Doe je daarnaast btw-belast werk, zoals keuringen of een lezing, dan zet je btw aan per praktijk of per dienst en krijg je een btw-overzicht per kwartaal.
- Houdt de app het urencriterium bij?
- Ja, alle 1.225 uur. Naast de uren van je diensten tellen ook je indirecte uren mee - administratie, intervisie, vergaderingen - en je reistijd, heen en terug. Die laatste twee worden het vaakst vergeten en maken vaak net het verschil.
- Kan mijn boekhouder erbij?
- Ja, op twee manieren. Je geeft alleen-lezen toegang met een uitnodiging die je op elk moment weer intrekt, of je stuurt de export door: jaaroverzicht, werklogboek en het in-en-uitrapport met alle bonnen als bijlage, als Excel, CSV of pdf.
- Geeft WaarneemAssist fiscaal advies?
- Nee. De app rekent en legt vast, en de lesmodule legt de regels uit, maar de verantwoordelijkheid voor je aangifte blijft bij jou en je accountant. Fiscale bedragen die per jaar veranderen staan op één plek in de app en worden jaarlijks bijgewerkt.
Prijs en voorwaarden
- Wat gaat het kosten?
- Tussen €9 en €50 per maand. Basis kost €9 en dekt agenda, facturatie, herregistratie en kilometerregistratie. Compleet kost €19 en voegt de uitgavenkant toe: bonnetjes, bankkoppeling, jaaroverzicht en de export voor je accountant. Persoonlijk kost €50 en is voor wie een vast aanspreekpunt wil. Tijdens de beta betaal je nog niets.
- Betaal ik nu al iets?
- Nee. Zolang de app in beta draait, staan alle functies open en is er geen betaalmuur. Je krijgt ruim van tevoren bericht voordat dat verandert, en je bepaalt dan zelf of je doorgaat.
- Welk plan past bij mij?
- Doe je je eigen boekhouding, dan is Compleet de logische keuze: daar zitten de bonnetjes, de bankkoppeling en het jaaroverzicht in. Levert je accountant alles aan op basis van je facturen, dan is Basis genoeg. Persoonlijk voegt geen functies toe, maar een vaste contactpersoon en voorrang bij wat we bouwen.
- Kan ik stoppen wanneer ik wil?
- Ja, per direct en zonder opzegtermijn. Je exports blijven daarbij van jou: jaaroverzicht, facturen, werklogboek en het bonnenrapport haal je eruit als Excel, CSV of pdf voordat je vertrekt.
Gegevens en veiligheid
- Waar staan mijn gegevens?
- Op servers binnen de Europese Unie, bij Supabase (database en inloggen) en Vercel (de app zelf). Daarmee vallen ze onder de AVG. Er gaan geen gegevens naar buiten de EU voor opslag.
- Kan iemand anders bij mijn administratie?
- Andere gebruikers niet. Elke gebruiker heeft een afgeschermde eigen omgeving; de database dwingt op rijniveau af dat je alleen je eigen gegevens ziet. Wij hebben als beheerder wel technische toegang - dat is nodig voor onderhoud en support - en gebruiken die alleen als het moet, bijvoorbeeld bij een storing die je meldt.
- Staan er patiëntgegevens in de app?
- Nee, en dat is bewust. WaarneemAssist gaat over je eigen administratie: diensten, praktijken, tarieven, facturen en uitgaven. Er is geen medisch dossier, geen patiëntnaam en geen koppeling met een HIS.
- Wat gebeurt er met de foto van mijn bonnetje?
- Die wordt verwerkt om er bedrag, datum en leverancier uit te lezen, en daarna bewaard bij de bon zodat hij als bijlage in je jaarrapport meegaat. Je kunt een bon inclusief de afbeelding altijd verwijderen.
- Kan ik mijn gegevens weer weghalen?
- Ja. Je exporteert alles wat je nodig hebt en vraagt daarna verwijdering van je account aan via waarneemassist@proton.me. Dat is een recht onder de AVG, geen gunst.
Nog iets anders?
Kijk rond in de demo, of stuur een mail. Op vragen over je account of je facturen antwoorden we meestal binnen een dag.