Administratie en boekhouding voor waarnemend huisartsen in Nederland
Minder administratie. Meer huisarts.
Diensten, facturen, kilometers, bonnetjes, je jaaroverzicht en je herregistratie in één app. Gebouwd rond de manier waarop waarnemers werken: per praktijk, per dienst, met de btw-vrijstelling voor medische diensten al ingesteld.
De demo werkt met proefdata en vraagt geen account. Een eigen omgeving loopt tijdens de beta via de wachtlijst.
Waarnemen is één vak. De administratie erbij is een tweede.
Wie voor meerdere praktijken werkt, houdt drie administraties tegelijk bij: die van de opdrachtgevers, die van de Belastingdienst en die van de RGS.
Vier praktijken, vier tarieven, en aan het eind van de maand moet je per praktijk uitzoeken welke diensten je al gefactureerd hebt en welke niet.
Factureren vanuit je agendaDe congresrekening, de parkeerkaartjes, de vakliteratuur. Los van elkaar kleine bedragen, bij elkaar het verschil tussen een kloppende aangifte en een schatting.
Bonnen en bankafschriftNascholingspunten in één map, ANW-uren in een spreadsheet, en over vijf jaar de vraag hoeveel uur je nu eigenlijk per week hebt gewerkt.
Punten en uren bijhoudenFuncties
Wat de app doet
Vier schermen waar je de meeste tijd doorbrengt.
Je diensten op één plek
Per dag, maand en jaar, met de praktijk, de tijden en het tarief erbij. Wat je hier invult, komt terug op je factuur, in je jaaroverzicht en bij je herregistratie. Je voert het één keer in.
- Series herhalen voor een vast dagdeel bij dezelfde praktijk
- Nascholingen, vrije dagen en indirecte uren in dezelfde agenda
- Abonneerbare agendalink voor Apple Agenda, Google Agenda en Outlook
- Export als Excel of pdf, per periode of per praktijk
Een factuur uit diensten die er al staan
Kies de praktijk en vink de openstaande diensten aan. De regels, de reiskosten en de visites staan er dan, met de btw-vrijstelling voor medische diensten al toegepast. Je ziet de pdf zoals de praktijk hem krijgt voordat je verstuurt.
- Vrijstelling volgens artikel 11 lid 1 sub g Wet OB, met de toelichting op de pdf
- Versturen vanuit de app of via je eigen mailprogramma
- Betalingen uit je bankafschrift koppelen zichzelf aan de juiste factuur
- Doorlopende nummering volgens je eigen opzet
Bonnetjes en bankafschrift
Foto van de bon, en bedrag, datum en leverancier worden eruit gelezen. Lees je daarna je bankafschrift in, dan worden de bon en de afschrijving aan elkaar gekoppeld, zodat dezelfde uitgave niet twee keer in je kosten belandt.
- Foto, pdf-bon of schermafbeelding, met elk veld nog aanpasbaar
- CAMT.053 en CSV, meerdere rekeningen naast elkaar
- Interne overboekingen en privé-opnames tellen niet mee als kosten
- Wat nog niet gekoppeld is, staat apart met het bedrag erbij
Klaar voor de IB-aangifte
Omzet, kosten en winst over het jaar, per maand, per praktijk en per categorie. Je kiest zelf hoe gedetailleerd de export is, en stuurt hem door naar je accountant of gebruikt hem voor je eigen aangifte.
- Urencriterium inclusief indirecte uren en reistijd
- Kilometeradministratie voor woon-werk en visites
- Werklogboek met alle diensten en losse opdrachten
- Export als Excel, CSV of pdf
En verder
Herregistratie
Nascholingspunten, gewerkte uren en ANW-uren over je vijfjaarsperiode. De verklaringen voor de RGS komen er als pdf uit.
Roosters importeren
Het rooster van de post als Excel, pdf of foto. Je koppelt per regel de praktijk en ziet meteen welke diensten al in je agenda staan.
Urencriterium
De 1.225 uur inclusief indirecte uren en reistijd, heen en terug. Precies de uren die het vaakst vergeten worden.
Tarieven per praktijk
Meerdere benoemde tarieven per opdrachtgever, met reisafstand, reistijd en kilometervergoeding. Een nieuwe dienst is daarmee grotendeels ingevuld.
Btw als je die nodig hebt
Keuringen, lezingen of ander belast werk: btw per praktijk of dienst, met een kwartaaloverzicht en een signaal wanneer een correctie een suppletie vraagt.
Op telefoon en laptop
Je zet de app op je beginscherm; er is geen appstore-versie die achterloopt. Zonder netwerk kun je je agenda en facturen nog inzien.
Werking
Van dienst naar factuur naar aangifte
De volgorde waarin de meeste waarnemers de app gebruiken.
Zet je praktijken erin
Per opdrachtgever het tarief, het adres en de standaardtijden. Eenmalig werk, ongeveer een minuut per praktijk. Daarna vult een nieuwe dienst zichzelf grotendeels in.
Plan je diensten, of importeer je rooster
Los invoeren, herhalen als serie, of het rooster van de post uploaden als Excel, pdf of foto. Je ziet per regel wat er herkend is voordat er iets in je agenda komt.
Factureer, en laat de rest meelopen
Aan het eind van de maand vink je de diensten aan die op de factuur moeten. Je jaaroverzicht, je urencriterium en je herregistratie zijn dan al bijgewerkt.
Je gegevens blijven van jou
Jaaroverzicht, facturen, werklogboek en het bonnenrapport haal je er op elk moment uit als Excel, CSV of pdf. Stop je met de app, dan neem je die bestanden gewoon mee. Er is geen opzegtermijn en geen exportkosten.
Proefdata, geen account, niets wordt bewaard.
Waarom dit bestaat
Administratie hoort geen rem te zijn
Nederland kampt met een tekort aan huisartsen. De Algemene Rekenkamer schatte dat tussen de 45.000 en 194.000 Nederlanders geen huisarts hebben. De vraag groeit sneller dan het aanbod.
Waarnemers vangen een deel daarvan op. Maar elke praktijk erbij betekent ook een stapel administratie erbij: een ander tarief, een aparte factuur, weer een reeks kilometers om bij te houden. Ergens ligt het punt waarop een waarnemer nee zegt tegen een extra praktijk. Niet omdat het werk niet past, maar omdat de papieren die eraan hangen er niet meer bij passen.
Dat punt willen we verder opschuiven. Als het bijhouden geen avond meer kost, kan een waarnemer werken waar het nodig is. Dat is de hele gedachte achter deze app: geen tool die het huisartsentekort oplost, wel eentje die één van de kleinere obstakels weghaalt.
Cijfers: Algemene Rekenkamer, rapport over de toegankelijkheid van huisartsenzorg.
Vertrouwen
Waar je op kunt rekenen
Hoe we het bouwen
Gebouwd door waarnemers
Ontwikkeld door en met Nederlandse waarnemend huisartsen. Termen als ANW-uren, HASP en urencriterium zitten in de app omdat ze in het werk zitten.
Btw-vrijstelling correct toegepast
Waarneming valt onder de vrijstelling van artikel 11 lid 1 sub g Wet OB. Dat staat met de juiste toelichting op je factuur, zonder dat je het hoeft in te stellen.
Geen patiëntgegevens
De app gaat over jouw administratie: diensten, praktijken, tarieven, facturen en uitgaven. Er is geen medisch dossier en geen koppeling met een HIS.
Hoe we met je gegevens omgaan
Opgeslagen binnen de EU
Database, inloggen en de app zelf draaien op servers binnen de Europese Unie. Daarmee vallen je gegevens onder de AVG.
Afgeschermd per gebruiker
De database dwingt op rijniveau af dat je alleen je eigen gegevens ziet. Andere gebruikers komen er niet bij. Wij hebben als beheerder technische toegang voor onderhoud en support, en gebruiken die alleen als het nodig is.
Eruit halen kan altijd
Exporteer je administratie als Excel, CSV of pdf wanneer je wilt. Verwijdering van je account vraag je aan per e-mail; dat is een recht onder de AVG.
Vragen over gegevensverwerking of een verwerkersovereenkomst nodig? Stuur een bericht naar waarneemassist@proton.me. Het volledige beleid staat in het privacybeleid.
Prijzen
Drie plannen
Wat het gaat kosten zodra de app opengaat. Tijdens de beta betaal je niets en staan alle functies open.
Basis
Diensten plannen en factureren.
- Agenda en dienstenbeheer
- Praktijken met eigen tarieven, afstand en reistijd
- Facturen, onbeperkt, met btw-vrijstelling
- Roosters importeren uit Excel, pdf of foto
- Herregistratie: punten, uren en verklaringen
- Kilometerregistratie
- Agendalink voor Apple Agenda, Google Agenda en Outlook
- Ondersteuning per e-mail
Compleet
Ook de boekhouding en de aangifte.
- Alles uit Basis
- Bonnetjes scannen, bedragen worden herkend
- Bankafschrift inlezen en automatisch koppelen
- Totaaloverzicht in en uit, per maand of praktijk
- Jaaroverzicht met urencriterium en IB-export
- Btw-overzicht per kwartaal voor belast werk
- Toegang voor je accountant
- Boekhouden voor waarnemers: zeven lessen
Persoonlijk
Voor wie liever iemand spreekt dan een formulier invult.
- Alles uit Compleet
- Een vaste contactpersoon
- Antwoord binnen één werkdag
- Voorrang bij wat we als volgende bouwen
- Eigen huisstijl op je facturen
Prijzen zijn per maand, zonder opzegtermijn. Er komt geen prijs per factuur, per praktijk of per extra gebruiker bij.
Zolang de app in besloten beta draait, is er geen betaalmuur en staan alle functies open. Voordat dat verandert, krijg je ruim van tevoren bericht en bepaal je zelf of je doorgaat.
Vragen
Veelgestelde vragen
Zoek je uitleg over de regels zelf - de btw-vrijstelling, het urencriterium, wat er op een factuur moet, de eisen van de RGS - dan staat die in de gids voor waarnemers.
Je dienst zit erop. Je administratie ook.
Bekijk eerst de demo. Bevalt het, laat dan je e-mailadres achter voor een eigen omgeving.
Proefdata, geen account nodig.
Zet me op de wachtlijst voor een eigen omgeving.
Liever eerst iets vragen? waarneemassist@proton.me, meestal binnen een dag antwoord.